Gestão documental
Mantenha cada documento controlado, aprovado e sempre atualizado
Encontrar a versão atual aprovada de um procedimento, instrução ou formulário nunca deveria ser um desafio
Ainda assim, muitas organizações continuam a trabalhar com ficheiros desatualizados, aprovações pouco claras, caos de versões e pastas dispersas.
O VCA-Online mantém todos os seus documentos centralizados, rastreáveis e em conformidade, garantindo que as suas equipas trabalhem sempre com a versão correta e aprovada.
Biblioteca de documentos pronta a utilizar
O VCA-Online disponibiliza uma biblioteca completa de procedimentos, instruções, formulários, toolbox talks, listas de verificação e modelos prontos a utilizar, com download direto para o seu sistema de gestão documental.
Todos os documentos são desenvolvidos por profissionais experientes e seguem as melhores práticas atuais em segurança, qualidade, RH e conformidade operacional.
Utilize-os de imediato ou personalize-os para se adaptarem aos processos e à estrutura da sua organização.
Cada modelo é estru.turado, consistente e pronto para auditorias — ajudando a construir uma estrutura documental controlada, normalizada e sempre atualizada com o mínimo esforço
Controlo total da sua documentação
Criar documentos na cloud
Crie documentos diretamente na cloud com o VCA-Online ou carregue ficheiros existentes e coloque-os sob controlo total. Cada documento pode ser redigido, estruturado e mantido em vários idiomas, com atribuição automática de metadados como tipo de documento, responsável, data de publicação, data de validade e requisitos associados.
Todas as atualizações são guardadas automaticamente e as versões anteriores são arquivadas para garantir total rastreabilidade.
Sempre a versão correta
O VCA-Online utiliza um workflow controlado em quatro etapas — rascunho, avaliação, aprovação e publicação — garantindo que os documentos sejam revistos antes da sua disponibilização. Durante a etapa de avaliação, os revisores podem comparar a nova versão com a anterior, facilitando a identificação de alterações e assegurando precisão, consistência e conformidade.
Cada atualização é registada, arquivada e associada ao seu histórico completo de revisões.
Workflow de aprovação controlado
Defina quem deve avaliar e aprovar um documento antes da sua publicação. Apenas aprovadores autorizados podem publicar a versão final.
Especifique quem deve ser notificado quando uma nova versão estiver disponível — por função ou por pessoa — garantindo que as atualizações chegam às pessoas certas.
As notificações automáticas apoiam um processo de aprovação rápido e consistente.
