Zarządzanie dokumentami
Utrzymuj każdy dokument pod kontrolą, zatwierdzony i zawsze aktualny
Znalezienie aktualnej zatwierdzonej wersji procedury, instrukcji lub formularza nigdy nie powinno być wyzwaniem
Mimo to wiele organizacji nadal pracuje na nieaktualnych plikach, z niejasnymi zatwierdzeniami, chaosem wersji i rozproszonymi folderami.
VCA-Online utrzymuje wszystkie dokumenty w jednym miejscu, zapewniając ich identyfikowalność i zgodność, dzięki czemu zespoły zawsze pracują z właściwą, zatwierdzoną wersją.
Gotowa do użycia biblioteka dokumentów
VCA-Online zapewnia kompletną bibliotekę gotowych procedur, instrukcji, formularzy, toolbox talks, list kontrolnych i szablonów, które można bezpośrednio pobrać do systemu zarządzania dokumentacją.
Wszystkie dokumenty są opracowywane przez doświadczonych specjalistów i zgodne z aktualnymi najlepszymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa, jakości, HR oraz zgodności operacyjnej.
Korzystaj z nich od razu lub dostosuj je do procesów i struktury swojej organizacji.
Każdy szablon jest uporządkowany, spójny i gotowy do audytu — pomagając z minimalnym wysiłkiem zbudować kontrolowane, ustandaryzowane i aktualne ramy dokumentacji.
Pełna kontrola nad dokumentacją
Twórz dokumenty w chmurze
Twórz dokumenty bezpośrednio w chmurze z VCA-Online lub przesyłaj istniejące pliki i obejmij je pełną kontrolą. Każdy dokument może być tworzony, strukturyzowany i utrzymywany w wielu językach, z automatycznym przypisaniem metadanych, takich jak typ dokumentu, właściciel, data publikacji, data ważności oraz powiązane wymagania.
Wszystkie aktualizacje są automatycznie zapisywane, a poprzednie wersje archiwizowane w celu zapewnienia pełnej identyfikowalności.
Zawsze właściwa wersja
VCA-Online stosuje kontrolowany, czteroetapowy workflow — wersja robocza, ocena, zatwierdzenie i publikacja — zapewniając, że dokumenty są sprawdzane przed udostępnieniem. Na etapie oceny recenzenci mogą porównać nową wersję z poprzednią, co ułatwia identyfikację zmian oraz zapewnia dokładność, spójność i zgodność.
Każda zmiana jest rejestrowana, archiwizowana i powiązana z pełną historią rewizji.
Kontrolowany workflow zatwierdzania
Określ, kto musi ocenić i zatwierdzić dokument przed jego publikacją. Tylko upoważnieni zatwierdzający mogą opublikować wersję ostateczną.
Określ, kto powinien zostać powiadomiony, gdy dostępna jest nowa wersja — według roli lub osoby — aby aktualizacje trafiały do właściwych osób.
Automatyczne powiadomienia wspierają szybki i spójny proces zatwierdzania.
