Documentbeheer
Houd elk document gecontroleerd, goedgekeurd en altijd up-to-date
Het vinden van de actuele goedgekeurde versie van een procedure, instructie of formulier mag nooit een uitdaging zijn
Toch werken veel organisaties nog steeds met verouderde bestanden, onduidelijke goedkeuringen, versiechaos en verspreide mappen.
VCA-Online beheert al uw documenten centraal, traceerbaar en conform, zodat uw teams altijd met de correcte, goedgekeurde versie werken.
Direct inzetbare documentbibliotheek
VCA-Online biedt een volledige bibliotheek met kant-en-klare procedures, instructies, formulieren, toolbox talks, checklists en sjablonen die je rechtstreeks kunt downloaden in je document management systeem.
Alle documenten worden ontwikkeld door ervaren professionals en volgen de actuele best practices op het vlak van veiligheid, kwaliteit, HR en operationele compliance.
Gebruik ze meteen of pas ze aan zodat ze aansluiten op de processen en structuur van je organisatie.
Elk template is gestructureerd, consistent en auditklaar — zodat je met minimale inspanning een gecontroleerd, gestandaardiseerd en actueel documentatiekader opbouwt.
Volledige controle over je documentatie
Documenten opstellen in de cloud
Stel documenten rechtstreeks op in de cloud met VCA-Online, of upload bestaande bestanden en breng ze volledig onder controle. Elk document kan meertalig worden opgesteld, gestructureerd en onderhouden, met automatische toewijzing van metadata zoals documenttype, eigenaar, publicatiedatum, vervaldatum en gekoppelde vereisten.
Alle wijzigingen worden automatisch opgeslagen en eerdere versies worden gearchiveerd om volledige traceerbaarheid te garanderen.
Altijd de juiste versie
VCA-Online werkt met een gecontroleerde workflow in vier stappen — concept, evaluatie, goedkeuring en publicatie — zodat documenten altijd worden beoordeeld vóór vrijgave. Tijdens de evaluatiestap kunnen beoordelaars de nieuwe versie vergelijken met de vorige, waardoor wijzigingen eenvoudig te identificeren zijn en nauwkeurigheid, consistentie en compliance worden gewaarborgd.
Elke wijziging wordt gelogd, gearchiveerd en gekoppeld aan de volledige revisiegeschiedenis.
Gecontroleerde goedkeuringsworkflow
Bepaal wie een document moet evalueren en goedkeuren vóór vrijgave. Alleen geautoriseerde goedkeurders kunnen de definitieve versie publiceren.
Bepaal wie moet worden geïnformeerd wanneer een nieuwe versie beschikbaar is — per rol of per persoon — zodat updates de juiste mensen bereiken.
Automatische meldingen ondersteunen een snel en consistent goedkeuringsproces.
