Gestion documentaire
Gardez chaque document sous contrôle, approuvé et toujours à jour
Trouver la version actuelle approuvée d’une procédure, d’une instruction ou d’un formulaire ne devrait jamais être un défi
Pourtant, de nombreuses organisations travaillent encore avec des fichiers obsolètes, des validations peu claires, un chaos de versions et des dossiers dispersés.
VCA-Online maintient tous vos documents centralisés, traçables et conformes, afin que vos équipes travaillent toujours avec la version correcte et approuvée.
Bibliothèque de documents prête à l’emploi
VCA-Online propose une bibliothèque complète de procédures, instructions, formulaires, réunions toolbox, checklists et modèles prêts à l’emploi, disponibles en téléchargement direct dans votre système de gestion documentaire.
Tous les documents sont élaborés par des professionnels expérimentés et suivent les meilleures pratiques actuelles en matière de sécurité, de qualité, de RH et de conformité opérationnelle.
Utilisez-les immédiatement ou personnalisez-les pour qu’ils correspondent aux processus et à la structure de votre organisation.
Chaque modèle est structuré, cohérent et prêt pour les audits — vous aidant à mettre en place un cadre documentaire contrôlé, standardisé et toujours à jour avec un minimum d’effort.
Contrôle total de votre documentation
Créer des documents dans le cloud
Créez des documents directement dans le cloud avec VCA-Online ou importez des fichiers existants et placez-les sous contrôle total. Chaque document peut être rédigé, structuré et maintenu en plusieurs langues, avec une attribution automatique des métadonnées telles que le type de document, le responsable, la date de publication, la date d’expiration et les exigences associées.
Toutes les mises à jour sont enregistrées automatiquement et les versions précédentes sont archivées afin de garantir une traçabilité complète.
Toujours la bonne version
VCA-Online utilise un workflow contrôlé en quatre étapes — brouillon, évaluation, approbation et publication — garantissant que les documents sont revus avant leur diffusion. Lors de l’étape d’évaluation, les réviseurs peuvent comparer la nouvelle version à la précédente, ce qui facilite l’identification des modifications et garantit l’exactitude, la cohérence et la conformité.
Chaque mise à jour est enregistrée, archivée et liée à son historique complet de révisions.
Flux d’approbation contrôlé
Définissez qui doit évaluer et approuver un document avant sa publication. Seuls les approbateurs autorisés peuvent publier la version finale.
Précisez qui doit être informé lorsqu’une nouvelle version est disponible — par rôle ou par personne — afin que les mises à jour atteignent les bonnes personnes.
Les notifications automatiques soutiennent un processus d’approbation rapide et cohérent.
