Gestión documental
Mantenga cada documento controlado, aprobado y siempre actualizado
Encontrar la versión actual aprobada de un procedimiento, una instrucción o un formulario nunca debería ser un reto
Sin embargo, muchas organizaciones todavía trabajan con archivos desactualizados, aprobaciones poco claras, caos de versiones y carpetas dispersas.
VCA-Online mantiene todos sus documentos centralizados, trazables y conformes, garantizando que sus equipos siempre trabajen con la versión correcta y aprobada.
Biblioteca de documentos lista para usar
VCA-Online ofrece una biblioteca completa de procedimientos, instrucciones, formularios, toolbox talks, listas de verificación y plantillas listas para usar, disponibles para descarga directa en su sistema de gestión documental.
Todos los documentos son elaborados por profesionales con experiencia y siguen las mejores prácticas actuales en seguridad, calidad, RR. HH. y cumplimiento operativo.
Úselos de inmediato o personalícelos para adaptarlos a los procesos y la estructura de su organización.
Cada plantilla está estructurada, es coherente y está lista para auditorías, lo que le ayuda a construir un marco documental controlado, estandarizado y siempre actualizado con un esfuerzo mínimo.
Control total de su documentación
Crear documentos en la nube
Cree documentos directamente en la nube con VCA-Online o cargue archivos existentes y colóquelos bajo control total. Cada documento puede redactarse, estructurarse y mantenerse en varios idiomas, con asignación automática de metadatos como el tipo de documento, el responsable, la fecha de publicación, la fecha de caducidad y los requisitos vinculados.
Todas las actualizaciones se guardan automáticamente y las versiones anteriores se archivan para garantizar una trazabilidad completa.
Siempre la versión correcta
VCA-Online utiliza un flujo de trabajo controlado en cuatro etapas — borrador, evaluación, aprobación y publicación — garantizando que los documentos se revisen antes de su publicación. Durante la fase de evaluación, los revisores pueden comparar la nueva versión con la anterior, lo que facilita la identificación de cambios y garantiza precisión, coherencia y cumplimiento.
Cada actualización se registra, se archiva y se vincula a su historial completo de revisiones.
Flujo de aprobación controlado
Defina quién debe evaluar y aprobar un documento antes de su publicación. Solo los aprobadores autorizados pueden publicar la versión final.
Especifique quién debe ser notificado cuando una nueva versión esté disponible — por rol o por persona — garantizando que las actualizaciones lleguen a las personas adecuadas.
Las notificaciones automáticas respaldan un proceso de aprobación rápido y coherente.
