Dokumentenmanagement
Halten Sie jedes Dokument kontrolliert, freigegeben und stets auf dem neuesten Stand
Die aktuelle freigegebene Version einer Vorgehensweise, Anweisung oder eines Formulars zu finden, sollte niemals eine Herausforderung sein
Dennoch arbeiten viele Organisationen noch immer mit veralteten Dateien, unklaren Freigaben, Versionschaos und verstreuten Ordnerstrukturen.
VCA-Online hält alle Ihre Dokumente zentral, nachvollziehbar und konform, sodass Ihre Teams stets mit der richtigen, freigegebenen Version arbeiten.
Einsatzbereite Dokumentenbibliothek
VCA-Online bietet eine vollständige Bibliothek mit fertigen Verfahren, Anweisungen, Formularen, Toolbox Talks, Checklisten und Vorlagen, die direkt in Ihr Dokumentenmanagementsystem heruntergeladen werden können.
Alle Dokumente werden von erfahrenen Fachleuten erstellt und entsprechen den aktuellen Best Practices in den Bereichen Sicherheit, Qualität, HR und operative Compliance.
Nutzen Sie sie sofort oder passen Sie sie an die Prozesse und Struktur Ihrer Organisation an.
Jede Vorlage ist strukturiert, konsistent und auditbereit — und unterstützt Sie dabei, mit minimalem Aufwand ein kontrolliertes, standardisiertes und aktuelles Dokumentationssystem aufzubauen.
Volle Kontrolle über Ihre Dokumentation
Dokumente in der Cloud erstellen
Erstellen Sie Dokumente direkt in der Cloud mit VCA-Online oder laden Sie bestehende Dateien hoch und bringen Sie diese vollständig unter Kontrolle. Jedes Dokument kann mehrsprachig erstellt, strukturiert und gepflegt werden, mit automatischer Zuweisung von Metadaten wie Dokumenttyp, Verantwortlichem, Veröffentlichungsdatum, Ablaufdatum und verknüpften Anforderungen.
Alle Änderungen werden automatisch gespeichert und frühere Versionen werden archiviert, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit sicherzustellen.
Immer die richtige Version
VCA-Online verwendet einen kontrollierten Vier-Stufen-Workflow — Entwurf, Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung — und stellt so sicher, dass Dokumente vor der Freigabe überprüft werden. In der Prüfphase können Prüfer die neue Version mit der vorherigen vergleichen, wodurch Änderungen leicht erkennbar sind und Genauigkeit, Konsistenz und Compliance gewährleistet werden.
Jede Änderung wird protokolliert, archiviert und mit ihrer vollständigen Revisionshistorie verknüpft.
Kontrollierter Freigabe-Workflow
Legen Sie fest, wer ein Dokument vor der Veröffentlichung prüfen und freigeben muss. Nur autorisierte Freigeber können die endgültige Version veröffentlichen.
Legen Sie fest, wer benachrichtigt werden muss, wenn eine neue Version verfügbar ist — pro Rolle oder pro Person — damit Updates die richtigen Personen erreichen.
Automatische Benachrichtigungen unterstützen einen schnellen und konsistenten Freigabeprozess.
