Een ongeluk is snel gebeurd. Het is dus van belang om alle medewerkers bewust te maken van de risico’s op de werkplek. Dit kan je doen door het organiseren van een toolboxmeeting.Â
Toolboxmeetings zijn korte overlegmomenten waarin relevante veiligheidsonderwerpen in de kijker worden gezet. Ze hebben als doel het veiligheidsbewustzijn in jouw organisatie te bevorderen.
Wanneer je organisatie VCA gecertificeerd is, ben je verplicht periodiek toolboxmeetings te organiseren. De minimumfrequentie van het aantal toolboxen is afhankelijk van je type VCA certificaat (normparagraaf 4.1):
- VCA*: vier toolboxen per jaar
- VCA**: tien toolboxen per jaar
- VCA Petrochemie:Â tien toolboxen per jaar
Maar hoe begin je hier aan? Hoe monitor je dat elke arbeider deelneemt aan voldoende toolboxen? Hoe ga je na of de toolbox binnendringt of dat deelnemers opletten? En hoe verzeker je dat handtekeningenlijsten nooit verloren raken of niet ingevuld worden? Lees hieronder verder hoe VCA-Online je op weg zet in drie stappen.
Stap 1 – Voorbereiden
Organiseer toolboxen op basis van relevante VGM-risico’s, incidenten uit het verleden of vaststellingen tijdens werkplekinspecties (WPI’s).
In de VCA-online bibliotheek vind je meteen tal van kant-en-klare toolboxen terug over verschillende VGM-thema’s (bv. rijden met een heftruck, heffen en tillen, …), steeds opgesteld door onze ervaren preventieadviseurs. Gebruik deze meteen of personaliseer ze op maat van jouw organisatie.
Hebben jullie zelf al toolboxen opgesteld? Voeg deze gemakkelijk toe in de software voor één digitaal overzicht. Eens ingegeven, kan je deze steeds opnieuw gebruiken; geen tijdsverlies dus!
Tip: Maak zeker gebruik van foto’s en video’s (zoals de instructievideo van een machine) om deelnemers meer te betrekken.
Stap 2 – Uitvoeren
Met VCA-Online verstuur je zo de toolboxmeeting rechtstreeks naar de deelnemers via mail of de applicatie. Zo kunnen dus ook je medewerkers die op locatie werken, steeds online deelnemen.
Geef je de toolbox toch liever fysiek? Dat kan ook! Met onze mobiele app laat je je medewerkers, maar ook onderaannemers, hun aanwezigheid aan het einde van de toolbox bevestigen met een snelle digitale handtekening; meteen alle documentatie in orde én automatisch verzameld in het digitale overzicht.
Stap 3 – Evalueren
Ga na of de deelnemers van de toolbox de nodige kennis hebben opgedaan via een online kennistest direct na de toolbox. Onze software toont de deelnemers na het afleggen van de test meteen hun resultaat en een overzicht van de juiste antwoorden. Zodra een (digitale) toolboxmeeting is afgelopen, kan de organisator zien wie deze toolbox gevolgd heeft en wat de score was van de kennistest.Â
In VCA-Online wordt er steeds een overzicht bijgehouden van de gegeven toolboxen met daarin de data, de besproken onderwerpen en de instructeurs. Ook is het mogelijk het aantal gegeven toolboxen op te volgen via je persoonlijk dashboard.
Wil je nagaan welke medewerkers hun toolboxen (niet) volgen? Met VCA-Online monitor je dit eenvoudig via een visueel overzicht van alle deelnemers per toolbox, zowel digitaal als fysiek.
Meer over onze VCA-Online software en app?