Ondervind jij ook problemen met de juiste versie van je documenten terug te vinden? Vormt het up-to-date houden een administratieve last? Worden documenten gedeeld voordat deze door alle betrokken partijen goedgekeurd werden?
In een ideale wereld gebruikt iedereen steeds de juiste en up-to-date documentatie. Hoewel dit in het dagelijkse bedrijfsleven vaak moeilijk te bereiken is, kan een document managementsysteem (DMS) je hier wel bij ondersteunen. Zeg dus vaarwel tegen overvolle folders, onoverzichtelijke mappen, papieren checklists die niet ingevuld worden of nooit tot op jouw bureau geraken, etc.
Met onze module documentenbeheer digitaliseer je eenvoudig deze documentenflow en elimineer je overbodige tijdsintensieve stappen! VCA-Online geeft je een alles-in-één oplossing: documenten opmaken, goedkeuren, delen en beheren. Onze goedkeuringsflow, track changes, en beheer van wijzigingen maken onze oplossing uniek! Een update in je beleidsverklaring? Via onze automatische notificaties is iedereen meteen op de hoogte. Dit betekent tijdwinst, lagere kosten en een betere dienstverlening tegenover klanten, leveranciers en partners.Â
Waarom kiezen voor een digitale werkomgeving?
Administratie kan je automatiseren
Creëer en bewerk je documenten rechtstreeks in VCA-Online, waar de software zorgt voor automatische toevoeging van metadata zoals publicatiedatum, vervaldatum, versie, auteur… Aanpassingen vindt je snel terug via de track changes functionaliteit, die meteen een nieuwe versie aanmaakt en de oude versie archiveert.
Documenten worden automatisch geklasseerd in één gebruiksvriendelijke oplossing. Checklists, procedures, incidentrapporten… genieten elk van hun eigen automatisch overzicht. Zo blijft jouw managementsysteem steeds overzichtelijk zonder tijd te verliezen aan administratieve taken.
Efficiënte workflows
Geen documenten meer in dikke folders die maar één iemand kan meenemen naar huis, of chaos in gedeelde mappen (zoals Sharepoint) waarin je nooit documenten terugvindt omdat je bijvoorbeeld de naam niet meer weet (of dan duurt het veel langer). Met onze zoekfunctie type je gewoon een paar woorden in en het systeem toont je meteen alle documenten waarin deze woorden vermeld staan.
Deel in slechts enkele seconden documenten met teamleden, klanten, leveranciers en partners. Medewerkers houden zelfs van thuis uit of op de werf checklists, toolboxen, certificaten, VIB’s en VIK’s… bij de hand met onze app. Iedereen heeft steeds toegang tot de laatst beschikbare versie van een document – geen misverstanden meer over wat de huidige procedures zijn!
Betere traceerbaarheid
Meer over onze VCA-Online software en app?
- Bespaar tijd met de automatische archivering
- Eenvoudig raadplegen op elke locatie
- Steeds overzicht met up-to-date grafieken en rapporten